Rozliczanie czasu pracy – o czym jako pracodawca powinieneś pamiętać?

\organizacja firmy

Opublikowano przez:

Rozliczanie czasu pracy to zadanie, które kojarzy się przede wszystkim z prowadzeniem ewidencji – właściwym ułożeniem harmonogramu. Już ten obowiązek wymaga od pracodawcy poświęcenia dużej ilości czasu, aby grafik został stworzony zgodnie z wymaganiami prawa – a zadań związanych ze wspomnianym rozliczaniem jest dużo więcej. O czym trzeba pamiętać?

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe, a fałszywa ewidencja – karalna

To pierwsze, o czym powinien pamiętać każdy pracodawca. Prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe, a jej sposób reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Obowiązek ten zostaje uchylony wyłącznie wobec osób, które pracują w zadaniowym czasie pracy, zastępują pracodawcę w zarządzaniu firmą, pracują nocą lub otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe. Co więcej, zwolnienie to dotyczy wyłącznie ewidencjonowania godzin pracy, a nie samego prowadzenia ewidencji. Niedopełnienie obowiązku lub jego dopełnienie w sposób fałszywy podlega karze grzywny od 1 do aż 30 tysięcy złotych – co określa art. 281 Kodeksu Pracy. Aby uniknąć błędów w tym zakresie, warto korzystać z profesjonalnych programów; takich jak np. system RCP Asistar firmy Contract Administration.

Uwzględnienie odpowiedniej ilości godzin odpoczynku

Prawidłowe zaplanowanie czasu pracy jest szczególnie istotne – i w tym przypadku można spodziewać się sankcji finansowych, gdy dojdzie do różnego rodzaju uchybień. Uwagę należy przywiązać zwłaszcza do planowania czasu pracy tych pracowników, którzy wykonują pracę w trybie zmianowym. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której po zmianie popołudniowej, pracownik rozpocznie pracę kolejnego dnia na zmianie poranne. Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie nieprzerwanego odpoczynku między dniami pracy; przerwa ta musi wynosić minimum 11 godzin.

Zapewnienie pracownikom wygodnego systemu składania wniosków pracowniczych

Dostęp do intuicyjnego, prostego w obsłudze systemu jest istotny nie tylko dla osób zatrudnionych, ale również samego pracodawcy i działu HR. Im sprawniejszy obieg informacji i łatwiejszy w uzupełnieniu formularz, tym szybciej przebiega proces zbierania wniosków. Wypełnianie ich w formie papierowej i wysyłka listowna zajmuje dużo czasu; a w przypadku popełnienia błędu wymaga odsyłania i ponownego odbierania. System elektroniczny, taki jak proponowany przez Contract Administration, umożliwia elektroniczną wysyłkę wniosków o nadgodziny czy urlopowych, dzięki czemu te natychmiast docierają do właściwej osoby.

To również zadania takie jak generowanie raportów podsumowujących założenia planu pracy czy wykorzystanych dni urlopowych oraz, oczywiście, określenie właściwego systemu czasu pracy. Zdecydowanie warto więc skorzystać ze wsparcia systemów przeznaczonych właśnie do wygodnego rozliczania czasu pracy.

Artykuł partnera