E-maile – Jak poprawnie się witać i żegnać w służbowej korespondencji?

ETYKIETAWIZERUNEK

Opublikowano przez:

E-mail stał się podstawowym narzędziem komunikacji w pracy, w nim pytamy, prosimy, informujemy, itp. Piszemy ich setki dziennie. Oprócz zwracania uwagi na merytoryczną treść i poprawną pisownię wiadomości – bardzo ważne jest jej rozpoczęcie i zakończenie. Korespondencja służbowa wymaga od nas powagi i elegancji.

Jakich  zwrotów należy używać przy powitaniu a jakich przy pożegnaniu?

POWITANIE

  1. Mało  kto wie, że forma „Witam” jest absolutnie nie poprawna – wyraźnie wskazuje na wyższość nadawcy nad odbiorcą. Zdecydowanie powinniśmy używać bezpiecznego i neutralnego zwrotu –  Szanowna Pani/Panie/Państwo.
  2. W przypadku gdy nie znamy odbiorcy lub gdy znamy jednak w kontakcie rzeczywistym nie zwracamy się po imieniu do danej osoby – w korespondencji mailowej – również nie należy tego robić -szczególnie  rażącym błędem jest używanie zdrobnień imion, np. Pani Elu.
  3. Nie ponawiamy przywitań przy powtórnym wysyłaniu wiadomości w ciągu tego samego dnia.

POŻEGNANIE

  1. Przy pożegnaniu wybieramy również neutralne zwroty takie jak – z poważaniem, z wyrazami szacunku lub pozdrawiam.
  2. Pożegnanie powinno również zawierać nasze imię , nazwisko i firmowa „stopkę” wraz z kontaktem do nas.

Zarówno przy powitaniu jak i pożegnaniu nie powinniśmy wstawiać emotikonów i nie używamy dużych liter.