W korpo – komunikujemy się na różne sposoby

BIURO I ORGANIZACJA PRACY

Opublikowano przez:

Gdy ponad 15 lat temu rozpoczęłam swoją prace w korporacji, email był nowością. Nie było jeszcze chatów, społeczności internetowych, youtuberów i blogów – sam Internet nie był jeszcze tak rozwinięty, a i dostęp do niego dość ograniczony i bardziej kosztowny.

Wtedy już miałam takie poczucie, że to znacznie zmienia funkcjonowanie firmy i ludzi. Zamiast biegać po list przekazany od kogoś w poczcie wewnętrznej można po prostu przeczytać wiadomość i natychmiast zareagować. Genialny wynalazek! Dzięki niemu Meg Rayan i Tom Hanks stworzyli nawet udany związek – przynajmniej na ekranie 🙂

Dzisiaj email to podstawa komunikacji. Można powiedzieć, że praca wielu z nas opiera się albo wspomaga taką formą komunikacji. Ale z biegiem czasu pojawiły się też inne formy, które usprawniły współpracę i jednocześnie zmniejszyły koszty. Ze swojej perspektywy mam wrażenie, że wkraczały powoli, aż w pewnym momencie stały się standardem – przynajmniej w mojej organizacji.

A są to:

Komunikatory – w mojej firmie nie ma wewnętrznych chatów, ale wiem ze niektóre korzystają. Pracownicy połączeni w sieć, widzą kiedy są dostępni i mogą szybko wymienić miedzy sobą krótkie informacje.

Workflow – nie biegamy z dokumentami w zębach od biurka do biurka sprawdzając co i rusz co mówi procedura: kto ma zrobić stempel, kto ma podjąć decyzję, kto się podpisać. Odpowiednio zaprogramowany system przekieruje wszystko tam gdzie administrator sobie zażyczył. Wiadomo gdzie co utknęło, kto udzielił jakiej odpowiedzi, jakie etapy i turbulencje przeszedł dokument zanim został przeprocesowany do końca. Cała historia jest w logach.

Zdalne przejmowanie ekranu  –  kiedyś przy jakimkolwiek problemie z aplikacjami na komputerze przybierał do biurka magik, który magicznymi rączkami rozwiązywał problem – albo i nie 😉 Dziś Pan z Helpdesk łączy się z nami telefonicznie, klikając na guziczek godzimy się na przejęcie władzy nad naszym sprzętem i śledzimy jego poczynania podążając wzrokiem za białą strzałką.

Telekonferencje – tak zwane call’e. To już w sumie nic nowego. Są specjalne firmy które udostępniają takie wirtualne „room’y” – wdzwaniamy się na wybrany numer, podajemy „entry code”, czasem trzeba podać też swoje nazwisko (jak sobie organizator zażyczył) i czekamy na moderatora. A potem siedzimy cicho albo się mądrzymy.

Spotkania i prezentacje online – to połączenie telekonferencji z jednoczesnym podglądem na ekran moderatora. W ten sposób można uczestniczyć w szkoleniach, spotykać się aby aktualizować statusy projektów itd. Kiedyś na przykład na pewne szkolenia latałam do innego kraju i firma płaciła za moje wyżywienie i nocleg – dziś wystarczy, że się połączę i śledzę prezentację na ekranie. W takich systemach widać status podłączonych użytkowników oraz kto w danym momencie akurat mówi. Czasem specjalny system służy do  organizacji telekonferencji – np.: zadawania pytań w ustalonym porządku.

Wideokonferencje – to już jest w ogóle czad, ponieważ zdalnie można nawet poskakać przy flipcharcie kreśląc i tłumacząc coś w ten sposób komuś kto znajduje się setki kilometrów od nas. Ostatnio uczestniczę w dość dużym, międzynarodowym projekcie, przy którym łączymy się z innym kontynentem i na dużym ekranie widzimy kolegów w swoich biurach. Jak potrzeba łączymy się dodatkowo z jeszcze innymi kolegami i wtedy widzimy się siedząc w trzech różnych miejscach na ziemi – jedynym problemem może być strefa czasowa.

To wszytko staje się rzeczywistością wewnątrz korporacyjnego świata, ale nie tylko. Komunikatory są dostępne od dawna na portalach wielu firm aby szybko służyć radą klientom, a ostatnio w domu mój mąż łączył się z „żywym” doradzą w banku. Kątem „oka” łapała mnie kamera, więc chowałam się w tle bo akurat sprzątałam kuchnię 🙂

A co to kiedyś będzie?  Może na pstrykniecie palca zmaterializuje nam się trójwymairowy rozmówca z drugiej strony globu, a do tego poda nam jeszcze rękę. Brrrrr 😉