Po co w firmie jest Dział Compliance?

Idea compliance narodziła się w latach dziewięćdziesiątych w Stanach Zjednoczonych na fali wykrywania kolejnych przestępstw gospodarczych. Funkcja ta jest istotną częścią systemu kontroli wewnętrznej organizacji. Działa w ścisłej współpracy z Działem prawnym oraz komórką Audytu Wewnętrznego,  uczestniczy w identyfikacji ryzyk w firmie. Stanowi wsparcie i zabezpieczenie dla Zarządu – z reguły działa według ustalonego planu, z którego później przed Zarządem jest rozliczany.

Zadania

Nadrzędnym zadaniem departamentu zarządzania zgodnością jest zapobieganie zmaterializowania się ryzyka naruszenia prawa lub regulacji, które mógłby skutkować sankcjami wymierzonymi w firmę, stratami finansowymi albo utratą reputacji. Mówi się o tej komórce jako o zarządzającej ryzykiem braku niezgodności.

W szczególności zespoły powołane do zadań w tym obszarze koncentrują się na zagadnieniach związanych ze wspieraniem całej firmy w działaniu w zgodzie z obowiązującym prawem czy regulacjami wewnętrznymi, monitorując działania w Spółce czy też doradzając. Compliance dba o przestrzeganiem etyki w prowadzonej działalności, tajemnicy zawodowej, bezpieczeństwo informacji, wykrywanie nadużyć wśród pracowników firmy, przestrzeganie zasad ładu korporacyjnego, zarządza konfliktem interesów itd.

Komórki Compliance odpowiadają też za proces legislacyjny wewnątrz firmy – zarządzanie wydawanymi regulacjami wewnętrznymi.

Praktycznie

Tak więc jeśli kontrahent z zewnątrz prosi Was o przesłanie pewnych niestandardowych danych, a wy nie jesteście pewni czy powinniście – Compliance powinien Wam pomóc. Compliance pełni często funkcję miejsca zgłoszeń różnych naruszeń, które mogą zauważać pracownicy – jednocześnie zapewniając zgłaszającemu anonimowość. Gdy szukacie jakiejś instrukcji bądź procedury w firmie – to również miejsce, które powinno prowadzić odpowiednie rejestry. Compliance powinno również doradzić w jakiej formie wprowadzić regulacje wewnętrzne – niektóre muszą lub powinny być przyjmowane uchwałą Zarządu – a w innych przypadkach to zbędne. Compliance znajduje się też na ścieżce opiniowania umów i procedur firmowych – co w zasadzie jeśli chodzi o rolę jaką pełni powinno wydawać się oczywiste.

 

Sylwia