Piszesz maile, których nikt nie czyta? Ciekawe dlaczego?

ROZWÓJ

Opublikowano przez:

Wiadomości email to jedno z podstawowych narzędzi naszej pracy. W zależności jej specyfiki i zajmowanego stanowiska mogą mieć bardzo różny charakter. Poza komunikacją ściśle związaną z częścią obsługową, gdzie zazwyczaj funkcjonuje wystandaryzowany workflow i z góry narzucone reguły, istnieje cała sfera porozumiewania się za pośrednictwem poczty elektronicznej gdzie w zasadzie od nas samych zależy jak skutecznie będziemy załatwiać sprawy.

Z reguły  gdy emitujemy wiadomość ze swojej skrzynki albo o czymś informujemy, albo chcemy kogoś o coś poprosić, albo czegoś się  dowiedzieć. To, że ludzie cierpią na namiar otrzymywanych maili – to już chyba wszyscy wiemy, bo sami tego doświadczamy. W zasadzie wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie jakich maili sami nie otwieramy,  aby dość do tego jakich błędów nie robić.

Po pierwsze na co dzień należy pracować nad tym aby samemu nie być tzw spamiarzem. To znaczy aby nie wyrobić sobie opinii osoby, która wysyła maile do wszystkich niezależnie czy ktoś jest zainteresowany czy nie. W taki sposób bowiem sami osłabiamy swoją wiarygodność. Gdy ktoś zwróci uwagę, że nasze wiadomości w zasadzie są dla niego nieistotne – właśnie wtedy gdy będziemy mieli konkretny, pilny i ważny temat do danej osoby – najprawdopodobniej nie zwróci na to uwagi. Dlatego zastanów się kilkakrotnie gdy włączysz do korespondencji kolejną osobę. Czasem watro też w toku ciągnącej się dyskusji wyłączyć osoby, które zdają się być  już zbędne na danym etapie konwersacji – mimo że początkowo ktoś sądził, że może temat ich dotyczy.

Często dołączamy przełożonych lub pewne osoby po to aby po prostu były poinformowane. Otrzymują wówczas 20 maili jednego dnia o tym samym temacie, a  otwierają może jeden z nich bo nie nadążają w dyskusji, która się nie kończy. Zamiast tego, po zakończonej korespondencji i poczynionych ustaleniach, jeśli uznamy to wciąż za słuszne,  możemy przekazać im ostatnią, kluczową wiadomość lub podsumowanie z dopiskiem – „Dla Twojej wiadomości”  w skrócie „DW” czy FYI – znany korporacjyjny zwrot z angielskiego „For your information”. Jelśli wysyłamy pewne maile sukcesywanie –  elegancko jest też po prostu zapytać osobę czy życzy sobie otrzymywać takie a takie wiadomości. Tym samym dajemy znać na przyszłość, o pewnej kulturze, którą reprezentujemy.

To samo dotyczy wysyłania informacji z podwyższoną ważnością. Tego typu eskalacje zawsze należy wykorzystywać w wyjątkowych sytuacjach. W przeciwnym razie tracą swoją wagę i w zasadzie stają się bezużyteczne. Zanim wyślesz więc taką wiadomość – przemyśl kilkakrotnie czy tym razem wykrzynik jest na pewno konieczny.

Powyżej były dwie ważne zasady odnoszące się do kreowania naszego wizerunku jako nadawcy maila. Pamiętaj, że raz przyklejoną łatkę ciężko zmienić, zwłaszcza tą, która przyklei się na samym początku współpracy!

Inną niesłychanie ważną i niedocenianą sprawą jest tytuł wiadomości. Wyobraź sobie, że dział IT rozpoznał zagrożenie związane z wirusem w poczcie. Jeśli wyśle maila z tytułem „Poczta” a dopiero w środku będzie komunikat o zagrożeniu i prośbą o konkretne działanie, to jego skuteczność będzie dużo niższa niż gdy poda w tytule  „Zagrożenie – wirus poczty elektronicznej – wymagane działanie”. Nieprawdaż?

Zanim więc wyemitujesz swoją wiadomość zastanów się czego dotyczy i jakiej reakcji oczekujesz.

Podaj temat omawianego zagadnienia, a gdy oczekujesz jakieś reakcji najlepiej odnieś się w skrócie do tego o co Ci chodzi np „propozycja nowych cen za usługi – wymagana akceptacja”. Jeśli to informacja to ” Nowe ceny usług – do zapoznania” . Czy też  „Planowany audyt w dziale sprzedaży – termin i harmonogram” , „Wizyta w centrali – uzgodnienie terminu spotkania”. W każdym z tych przykładów równie dobrze można by nie zastanawiać się długo nad tytułem i podać kolejno „Nowe ceny za usługi” ( w obu przypadkach)  , „Audyt”  czy „Wizyta centrala”. Przykład nie wymaga już chyba dalszego komentarza.

Formując tytuł istotne jest też oczywiście to czy wysyłasz ją do wielu osób czy nie, lub czy z odbiorcami utrzymujesz bardziej oficjalne relacje, czy też są Ci oni dobrze znani. Wiadomo, że między osobami które się znają można pozwolić sobie na skróty typu ” nie zatwierdzone faktury – mogą być odsetki”.

Poza doraźną zaletą skonkretyzowania tematu opisaną powyżej, stosowanie adekwatnych tematów procentuje też na przyszłość. Po takim tytule zawsze łatwiej wyszukać wiadomość gdy upłynie już trochę czasu 🙂

A może macie jakieś inne pomysły na skuteczną korespondencję? Jeśli artykuł wydał Ci się ciekawy i przydatny – udostępnij.