Etykieta biznesowa – podstawowe zasady

Biznes – dyplomacja – etykieta

 

Etykieta biznesu to nie tylko zasady, które podpowiadają jak z klasą prowadzić rozmowy biznesowe i zachować się podczas ważnych spotkań. Dobre obyczaje to nie tylko kwestia tego kto komu się przedstawia pierwszy lub tego kto komu powinien ustąpić miejsca w tramwaju czy autobusie. To również kwestia kultury języka, stroju, zachowania przy stole. Savoir vivre stał się jednym z najważniejszych wyznaczników profesjonalizmu firmy. Umiejętność właściwego zachowania się w każdej sytuacji przestała być już umiejętnością pożądaną, stała się koniecznością. Biznesowy savoir-vivre obowiązuje zarówno podczas spotkań biznesowych jak i towarzyskich, zaś znajomość zasad międzynarodowej etykiety ułatwia odnaleźć się w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji . To także świetny sposób na to, by profesjonalnie reprezentować siebie, również podczas tych mniej oficjalnych okazji. Ci, którzy je znają wiedzą doskonale, że postawienie na dobre maniery jest jedną z najlepszych inwestycji. Oprócz przestrzegania etykiety również bardzo ważny jest wygląd i ubiór. To jak zaprezentujesz siebie wpływa na wizerunek firmy. Pierwsze wrażenie często jest kluczowe w zdobyciu sympatii kontrahenta. Pamiętaj też, że swój profesjonalizm podkreślisz określonymi zachowaniami niewerbalnymi czyli postawą, uśmiechem, kontaktem wzrokowym, gestami oraz techniką operowania głosem, dzięki której wzmacniasz siłę wypowiadanych przez ciebie słów.

 

Poniżej podstawowa lista zasad savoir vivre w biznesie: 

1.Przedstawianie się – oprócz imienia i nazwiska podaj również pełnione przez Ciebie stanowisko i nazwę firmy, którą reprezentujesz. Podawanie tytułów naukowych, zawodowych, czy rodowych nie jest w tej sytuacji na miejscu. Zawsze to mężczyzna powinien być przedstawiany kobiecie, młodszy wiekiem starszemu, osoba o niższym stanowisku komuś z wyższa rangą. Z kolei małżeństwom zwykło się przedstawiać pojedyncze osoby. W czasie przyjęcia to gospodarz powinien przedstawiać osobę, której pozostali goście nie znają. Podobnie jest z nowym pracownikiem w firmie, którego przedstawia szef.

2. Podanie reki – Podanie ręki jest jednym z ważniejszych elementów powitania. Nie należy więc robić tego od niechcenia czy dotykając dłoni innej osoby jedynie końcówkami palców. Do uścisku dłoni warto dodać jeszcze uśmiech, a nawet miłe słowa. Takiemu przywitaniu powinien towarzyszyć również kontakt wzrokowy. Podczas podawaniu ręki powinniśmy patrzeć prosto w oczy. Niewskazane jest rozglądanie się na boki. Jeśli siedzimy za stołem czy biurkiem, a ktoś chce nas przywitać uściskiem dłoni, koniecznie powinniśmy zza niego wyjść. Podawanie ręki nad stołem jest oznaką nieznajomości dobrych manier. Jeśli przez podanie ręki wita się kobieta z mężczyzną, to ona pierwsza wyciąga dłoń. Ta sama zasada dotyczy witania się osoby starszej i młodszej, a także osoby o wyższym i niższym statusie. Warto również pamiętać o tym, że gdy osoba, która powinna zainicjować podanie ręki tego nie robi, nie należy wychylać się przed szereg.

3. Przestrzegaj hierarchii – pierwszeństwo mają osoby zajmujące wyższe stanowiska, niezależnie od wieku i płci. W kontaktach z klientami to on ma zawsze pierwszeństwo. Hierarchia pierwszeństwa dotyczy witania się, przedstawiania, siadania, rozpoczynania rozmowy. Nieco inne zasady obowiązują jednak, jeśli pomiędzy pracownikami nie występuje bezpośrednia zależność służbowa. Taka sytuacja może mieć więc miejsce, w przypadku kontaktu osób z różnych, niepowiązanych ze sobą działów. Wówczas zasady prawidłowego zachowania się powinny być dostosowane do wieku i płci kontaktujących się osób.

4. Zadbaj o ubranie wierzchnie klienta – osoba, która nas odwiedza zawsze powinna mieć możliwość ściągnięcia płaszcza lub kurtki. Prowadzenie rozmowy w zimowym okryciu może być dla naszego gościa bardzo niekomfortowe, szczególnie, że w pomieszczeniu jest dużo cieplej niż na zewnątrz. Jeśli odwiedzająca biuro osoba, przyszła wcześniej powinno się jej również wskazać miejsce do siedzenia oraz zaoferować coś do picia. Jeśli gospodarz sam nie zaproponuje ściągnięcia płaszcza czy kurtki, warto samemu zapytać, o to, gdzie można go odłożyć.

5. Honorowe miejsce – należy okazać swój szacunek do gościa proponując mu odpowiednie miejsce – to zaś zawsze znajduje się po prawej stronie gospodarza. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki, które również należy znać.

W sali konferencyjnej miejscem honorowym będzie więc to znajdujące się naprzeciwko wejścia głównego. Gdy to znajduje się jednak z boku, najważniejszego gościa należy posadzić naprzeciwko okien.

W salonie z ławą fotelami i kanapą, centralnym punktem zawsze powinna być ta ostatnia. To na niej sadzamy gościa, sami zaś zajmujemy takie miejsce, by mieć go po prawej stronie. Honorowymi miejscami w lokalach i restauracjach są te przy ścianach, z widokiem na resztę sali.

6. Bądź punktualny – na spotkania umawiaj ze stosownym wyprzedzeniem. Jeśli się spóźnisz pamiętaj  przeprosić i krótko usprawiedliwić się gospodarzowi w czasie przerwy, aby nie przerywać spotkania.

7. Wyłączaj telefon podczas spotkań biznesowych. Ściszanie i kładzenie go na stole nie jest mile widziane. Jeśli już musisz skorzystać z telefonu, rób to tak aby nikomu nie przeszkadzać.

8. Wymiana wizytówek zawsze następuje po zakończeniu rozmowy. Nie wypada prosić o nią pracowników wysokiego szczebla, starszych wiekiem, a także kobiet. Należy czekać cierpliwie aż same nam to zaproponują. Zanim schowasz otrzymaną wizytówkę do notesu służbowego przeczytaj ją. Ta sama zasada dotyczy również dawania wizytówek. Wizytówkę zawsze wręczamy do ręki tak, by można było odczytać zawarte na niej informacje. Błędem jest więc kładzenie wizytówki na stole czy biurku.

9. Przechodzenie na Ty – z taką propozycją zawsze wychodzi osoba starsza. W niektórych sytuacjach występują jednak pewne wyjątki. W relacjach damsko-męskich, przejście na Ty proponuje kobieta mężczyźnie. W pracy z kolei chęć tą inicjuje osoba zajmująca wyższe stanowisko. Dopuszczalne jest odmówienie przejścia na TY w sytuacji gdy czujemy, że zwracanie się do tej osoby po imieniu będzie dla nas krępujące. Należy to zrobić w odpowiedni sposób, z pewnością ta osoba nie poczuje się urażona. Osobie znacznie starszej wiekiem lub wyższej rangą, można więc wytłumaczyć, że nie godzi się, abyśmy zwracali się do niej w taki sposób. Koledze z pracy natomiast zasugerować, że z pewnością będzie do tego jeszcze lepsza okazja.

10. Sprawy prywatne zostawiaj za drzwiami swojego domu. Nie załatwiaj ich podczas pracy, skup się na bieżących zadaniach.

 

Doris