Email – kilka podstawowych zasad komunikacji

Email jest jedną z podstawowych form komunikacji jaką wykorzystujemy w pracy. Posługując się tym narzędziem dobrze by było abyśmy znali pewne zasady dotyczące zwrotów i  konstrukcji wiadomości.

Zwroty

Każdy email powinniśmy jakoś zacząć. Od samego początku dużo zależy od tego czy korespondujemy z osobą, której jeszcze dobrze nie znamy czy też  na przykład z naszym kolegą z pokoju obok. W drugim przypadku możemy sobie pozwolić sobie na mniej oficjalne przywitanie, w przypadku pierwszym obowiązują nas bardziej sformalizowane reguły. I tak przy pierwszym kontakcie najbezpieczniej jest się posługiwać formą „Szanowni Państwo”/”Szanowna Pani” etc. W kolejnych wiadomościach można we wstępie używać zwrotów „Pan”, „Pani – choć naturalnie nie „Pani Madziu” ale „Pani Magdo” czy „Panie Piotrze”. Uważa się, że raczej złym zwyczajem jest rozpoczynanie wiadomości od „dzień dobry” czy „dobry wieczór” zważywszy na różną porę dnia, w której odbiorca może otrzymać maila. Chociaż „dzień dobry” jest dość powszechnie używane niezależnie od godziny nadania wiadomości i mi na przykład się zdarza „Dzień dobry Pani Agnieszko”. W złym tonie jest też używanie zwrotu „Witam”. Ten powinien być wyeliminowany z komunikacji listownej jako, że uważa się go za zarezerwowany dla gospodarza witającego gości.

Do kolegów z pracy możemy oczywiście zwracać się po imieniu – choć pamiętajmy, że inny wydźwięk, mniej uprzejmy, ma zwrot w nagłówku: „Marek” niż „Marku”.

W treści maila należy pamiętać aby stosować dużą literę nawiązując do Pani/Pana/Ciebie/Wasze itd. Pokazuje to szacunek naszemu rozmówcy. Osobiście zawsze stosuję dużą literę w takich zwrotach niezależnie czy koresponduje z koleżanką, którą znam od 10 lat czy z Panią z Audytu zewnętrznego.

Pod wiadomością zawsze trzeba umieścić swój podpis. Jeśli jest to mail oficjalny powinno być to pełne imię i nazwisko wraz z danymi kontaktowymi. Podpisanie się samym imieniem może być odebranę za próbę przejścia z odbiorcą na Ty. Przy oficjalnych mailach można dopisać „Z wyrazami szacunku” czy „Z poważaniem”. Przy mniej oficjalnym „Pozdrawiam serdecznie” będzie wystarczające.

Treść

Treść powinna być przede wszystkim pozbawiona błędów oraz napisana z użyciem polskich znaków – często się zdarza, że z pośpiechu o tym zapominamy, przez to całość wygląda dość niechlujnie. Należy używać tej samej czcionki, nie wprowadzać wielu kolorów. Jeśli chcemy coś zaakcentować w treści maila można to wyboldować lub podkreślić. Warto też nowe myśli wyróżnić nowym akapitem, wiadomość jest wówczas bardziej przejrzysta.

Ważne jest też aby treść nie była zbyt długa. Należy podjąć wysiłek aby w mailu zawrzeć kwintesencję tego co chcemy przekazać, nie rozpisywać się, nie nawiązywać do rzeczy nie istotnych. Zbyt wylewnych maili często się nie czyta, albo czyta się pobieżnie nie trafiając zawsze na właściwy przekaz autora. To jest zwłaszcza przypadłość osób zarządzających większymi obszarami w firmach, ze względu na ilość obowiązków nie są w stanie wnikliwie czytać długich wiadomości. Dlatego szanujmy swój czas i wysyłajmy raczej krótkie a treściwe maile. Aby osiągnąć taki rezultat warto odpowiedzieć sobie na pytania jaki jest cel naszego maila:  czy celem jest udzielenie informacji? zadanie pytania? prośba o pomoc? a może eskalacja problemu? i eksponować właściwie swój przekaz.

Adresaci

W kulturze korporacji dość istotne jest aby właściwie adresować naszą wiadomość, a przede wszystkim jeśli dotyczy konkretnej sprawy, którą chcemy sprawnie załatwić, żeby nie adresować jej do kilku osób. Często w takich przypadkach rozmywa się odpowiedzialność za udzielenie odpowiedzi i ostatecznie możemy nie otrzymać jej w ogóle. Pamiętamy też o odpowiednim doborze osób, które dołączane są „do wiadomości”. Nie należy tu przesadzać. Zdarzało mi się być dołączonej do wiadomości maila, który w zasadzie niewiele mnie dotyczył, a nagle wywiązywała się wielka dyskusja między autorem a odbiorcą. Jest to zaśmicanie czyjeś skrzynki i rozpraszanie czyjeś uwagi. Tak samo jak bowiem dodajemy do wiadomości osoby możemy je wykasować z listy jeśli widzimy, że konwersacja, która się wywiązała ich zasadniczo nie dotyczy. Gdy będziemy zbyt często zasypywać ludzi mało istotnymi dla nich wiadomościami, będziemy później z góry lekceważeni- to przykra, lecz nieunikniona prawda. Znam tez osoby, zwłaszcza te na wyższych stanowiskach, które ze względu na ilość otrzymywanej korespondencji elektronicznej z założenia nie czytają maili przesyłanych do nich „do wiadomości”, ponieważ gdyby to robili nie byliby w stanie nigdy przeczytać wszystkich maili. Zakładają, m.in. z doświadczeń, o których Wam napisałam, że większość maili „do wiadomości” to zwykle spam i poświęcanie im uwagi jest nieefektywne.

Sylwia