Dział zarządzania projektami (PMO)

Jaką rolę pełni PMO?

Project Management Office (PMO) to dość kontrowersyjna jednostka w organizacji. Często działa w cyklach, ulega likwidacji by za kilka lat być na nowo wskrzeszoną. Zazwyczaj umocowana wysoko w strukturze organizacyjnej, odpowiadając przed członkiem zarządu, bądź szefem całego pionu.

PMO są powoływane w organizacjach celem zwiększenia efektywności organizacji i lepszego kierunkowania działań, czyli zarządzania strategią. W dużych, dojrzałych projektowo organizacjach ich istnienie nie jest kwestionowane. W mniejszych firmach, z project managementem działającym bardziej funkcjonalnie, niż macierzowo, czy projektowo, PMO co kilka lat są likwidowane. Dzieje się tak zazwyczaj gdy firma staje przed zadaniem zoptymalizowania kosztów. PMO jest jednostką, która bezpośrednio nie przynosi zysków. Często poprzez nieumiejętne zarządzanie biurem projektów, organizacja nie widzi efektów jego działania. Zazwyczaj szybko jednak Zarząd wraca do koncepcji i powołuję tę jednostkę na nowo.

Jaką funkcję pełni PMO z punktu zarządzania organizacją?

zarządzanie strategią – kierunkowanie działań, zarządzanie zasobami, nadawanie priorytetów inicjatywom, powoływanie inicjatyw,

- sprawozdawczość do zarządu i interesariuszy – centralna jednostka informacji na temat tego co aktualnie dzieje się w firmie, ile to kosztuje i jakie generuje ryzyka,

- zarządzanie wiedzą na temat projektów (archiwum projektowe) – co służy sprawnemu podejmowaniu decyzji o kolejnych inicjatywach,

- ustanawianie i zarządzanie podejściem, metodyką zarządzania projektami, dokumentacją projektową

- prowadzenie projektów, programów, portfelów,

- zatrudnianie kierowników projektów, ustanawianie ich ścieżki kariery i dbanie o ich rozwój.

PMO może mieć bardziej kontrolną funkcję lub bardziej zarządczą, zależnie od oczekiwań Zarządu. W Biurze Zarządzania Projektami może pracować kilka osób (2-3 osoby), bądź cała rzesza kierowników projektów.

PMO z dwóch innych organizacji mogą różnić się nie tylko nadrzędną rolą im nadaną, ale również nazwą. Biuro Zarządzania Projektami może istnieć między innymi pod takimi nazwami:

 

  • Biuro Zarządzania Projektami (Project Management Office),

  • Dział ds. Realizacji Strategii (Strategy Department),
  • Dział ds. Usprawnień Procesów (Process Improvement Department).

Wobec dzisiejszych trendów i transformacji Agile, PMO ulega przeobrażeniu. Przybiera na znaczeniu pod kątem realizacji strategii i dbania o tzw. „helicopter view” na wszystkie inicjatywy prowadzone w organizacji. Jest jeszcze bliżej Zarządu niż w podejściu klasycznym (waterfal). W organizacjach zwinnych w PMO pracują między innymi:

 

  • Kierownicy Portfelów Projektowych,

  • Strategiczni Kierownicy Projektów,
  • Kierownicy Programów, Lead Integratorzy,
  • Agile Coache.

Główną rolą współczesnych PMO jest zarządzanie strategią, a także inspirowanie i edukowanie całej organizacji w rozwijaniu kompetencji zarządzania projektami. Zadaniem PMO jest uczyć biznes myślenia projektowego i samodzielnego prowadzenia inicjatyw.

 

Autorką artykułu jest Anna Jaszczołt, Ekspert ds. zarządzania projektami z ponad 10 letnim doświadczeniem. Przeprowadza globalne transformacje w branży finansowej. Prowadzi autorskie programy szkoleniowo-doradcze dla liderów organizacji. Wprowadza i rozwija kulturę projektową w organizacjach. Do tej pory poprowadziła warsztaty i programy rozwojowe dla ponad 500 osób, spędzając ponad 600 godzin w salach szkoleniowych. Od 2013 roku autorka poczytnego bloga zarządzam-projektami.pl. Prelegent na konferencjach krajowych i międzynarodowych (m. in. New Trends in Project Management 2013, 2015, 10th International PMI Congress 2015). Mentor w Project Management Institute Poland Chapter. Członek rady nadzorczej spółki oferującej usługi księgowe online. Członek Zarządu Project Management Institute Poland Chapter w roku 2012. Członek Vital Voices. Posiada certyfikaty PMP®, PRINCE2®, Agile PM®, PSM I, PSPO I. Ukończyła studia doktoranckie z Ekonomii na Uniwersytecie Gdańskim. W prowadzonych projektach stosuje podejście etapowe inspirowane światowymi praktykami z metodyk zwinnych i kaskadowych. Kwestionując zastane status quo, eliminuje projekty zombie, które nie przynoszą korzyści organizacjom.