Dział księgowości

Wszystkie efekty decyzji finansowych muszą znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Informacje przetwarzane w Dziale Księgowości służą zarówno celom raportowym zewnętrznym – na potrzeby udziałowców, różnego rodzaju nadzorów, urzędów podatkowych i innych – jak i wewnętrznym. To na tej podstawie zarządzający firmą podejmują decyzje o dalszym kierunku rozwoju, rozliczają się z przyjętych planów, dokonują inwestycji, decydują o redukcji kosztów. Twórcą raportów na potrzeby zarządcze jest z reguły opisywany już wcześniej Dział Controllingu, ale aby je stworzyć musi pozyskać dane źródłowe właśnie od kolegów z księgowości.

Żeby jednak zapewnić prawidłowe raportowanie musi być ono oparte o rzetelne dane. Cała organizacja odpowiada więc za dostarczenie informacji o dokonanych operacjach. W dużej firmie jest to dość skomplikowane, dlatego z reguły wprowadzone są odpowiednie procedury regulujące  obieg dokumentów, odpowiedzialność za operacje z konkretnych zakresów działalności. Wyobraźmy sobie, że dział administracji stwierdził zniszczenia mebli w jednym z oddziałów terenowych. Takie zdarzenie powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w księgach spółki – ale dopóki księgowa nie otrzyma stosownego protokołu zniszczenia zaakceptowanego przez umocowane do tego osoby – nie dokona odpowiedniej korekty, bo o tym po prostu nie będzie widziała. Dlatego tak ważna jest uregulowana współpraca między zespołem księgowości a innymi działami.

Praca w księgowości w dużej w firmie to z reguły wąska specjalizacja. Ilość przetwarzanych informacji nie pozwala na to aby księgowa/y mógł rozwijać swoje kompetencje w ramach całości zagadnień jakie dotyczą obszaru rachunkowości.  Co więcej często na stanowiskach księgowych pracują osoby, które wprowadzają dane do systemów pomocniczych i ich oczom przez lata nie ukaże się żadne konto księgowe, a tym bardziej DT albo CT. Nawet jeśli się ukaże i będą miały pojęcie na ten temat, to będzie wciąż ograniczony obszar np. Faktury sprzedaży. Praca od A do Z, czyli od dokumentu, przez deklaracje podatkowe, aż do sprawozdania jest możliwa tylko w mniejszej firmie albo w biurze rachunkowym. Oczywiście mając więcej szczęścia, wykazując inicjatywę i zaangażowanie w zmieniającej się organizacji,  jak i w większości działów, mamy szanse na zamianę zakresu obowiązków i tym samym rozwój. Pytanie jak duża jest na to przestrzeń.

Księgowość może być i z reguły jest podzielona na mniejsze wydziały. Najczęściej komórki wyspecjalizowane w jakimś temacie np Dział Księgowości Inwestycyjnej czy komórka odpowiedzialna za faktury zakupów. Mogą być inne w zależności od specyfiki działalności np. bank czy producent samochodów ma na pewno inne potrzeby!  Jednym z ważniejszych jest też wspomniana na wstępie Sprawozdawczość. Oczywiście wszytko zależy od wielkości jednostki, nie ma ścisłych zasadach i struktura może być bardziej rozdrobiona lub skoncentrowana, a pewne działy w ogóle wyodrębnione ze względu na zaistniałe potrzeby czy przyjętą strategię organizacyjną.

Duże firmy + księgowość to również Centra Usług Wspólnych. (SSC – Shared Services Center). Jako zorganizowane jednostki świadczą usługi wielu firmom, najczęściej dążą do standaryzacji i uproszczenia procesów. Ale takie centra to temat na osobny artykuł.

Comments are closed.