Dział administracji

Działy administracji w różnych firmach mogą być skonstruowane trochę inaczej. To funkcja pomocnicza, ale bardzo ważna dla sprawnego funkcjonowania firmy. Jakie mogą więc być potencjalne obowiązki pracowników tego działu? Pierwsze co się zazwyczaj nasuwa na myśl to zarządzanie nieruchomościami – wszelkie umowy związane z najmem powierzchni, prace konserwacyjne, obsługa związana z eksploatacją. Więc jak zgaśnie światło, nie działa klimatyzacja lub popsuje się winda – to właśnie tam trzeba się zgłosić. To również wyposażenie biura – meble, oświetlenie, kosze na śmieci czy rolety na oknach! Dział administracji to także zarządzanie recepcją czy ochroną budynku. Obsługa korespondencji, przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej – ten wydział administracji znany często pod hasłem „mailing room”. Jeśli firma posiada flotę samochodową – to jej obsługa leży w gestii administracji. Kolejna kompetencja to komunikacja – czyli obsługa sieci telefonicznych, często sieci drukarek. Od samego funkcjonowania sieci po zarządzanie sprzętem.  Obsługa sal konferencyjnych – czyli serwis związany z kawą/ herbatą, poczęstunkiem. Czasem też zarządzanie rezerwacją sal.

W zakresie administracji może się też znajdować dział zakupów – choć nie koniecznie, może też stanowić odrębny departament. Natknęłam się też na opinie audytu wewnętrznego , że umieszczenie tego działu pod skrzydłami administracji może stanowić konflikt interesów.

Stąd praca w administracji może wymagać wielu kompetencji – od bardzo technicznych związanych z znajomością przepisów prawa budowlanego i praktyką związaną z utrzymywaniem nieruchomości, poprzez umiejętności zarządzania i organizacji, po prowadzenie gospodarki kosztowej. Z reguły jak to w dużych organizacjach bywa, dane osoby bądź komórki przypisane są do poszczególnych odpowiedzialności.

Ciężko więc bez takiego wsparcia się obejść!

Czy ktoś ma coś do dodania? Zapraszamy!