Dawne CV w aktach – pozostawić, czy usunąć z akt osobowych?

WG PRAWA

Opublikowano przez:

Czy w aktach osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. można pozostać CV zebrane przed zmianą przepisów w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, czy powinniśmy je z tych akt usunąć?

Nie ma obowiązku usuwania CV zgromadzonych w aktach osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Oczywiście pod warunkiem, że przechowywane w aktach CV nie naruszają przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej – co się zmieniło?

Z początkiem stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369). Wprowadza ono nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników. Choć w przypadku akt osobowych zmiany nie są duże i dotyczą m.in. :

  • wprowadzenia do akt osobowych nowej części D, która powinna zawierać dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
  • możliwości tworzenia podzbiorów tematycznych w poszczególnych częściach akt osobowych,
  • umieszczania w aktach osobowych kopii skierowań na badania profilaktyczne,
  • umieszczania niektórych dokumentów, które dotychczas trafiały do części B akt osobowych poza aktami, w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

Dotychczasowa dokumentacja – pozostaje „po staremu”

Nowe zasady wynikające ze wspomnianego rozporządzenia należy stosować w całości do dokumentacji pracowników zatrudnianych „po nowemu”, czyli od 1 stycznia 2019 r. Natomiast dokumentacja „starych” pracowników, tj. zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunki pracy nadal trwają, została objęta przepisami przejściowymi rozporządzenia.

Przepisy te pozwalają na  pozostawienie w aktach osobowych dokumentów zgromadzonych przed 1 stycznia 2019 r. bez konieczności ich „przeorganizowywania” według nowych zasad (choć przepisy dopuszczają dostosowanie całych akt osobowych do nowych zasad – jest to jednak dobrowolna decyzja pracodawcy, a nie obowiązek), natomiast nowe dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. powinny już być układane zgodnie z nowymi wymogami.

W konsekwencji nie ma obowiązku usuwania CV (lub innych dokumentów) zgromadzonych w aktach osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Oczywiście pod warunkiem, że przechowywane w aktach CV nie naruszają przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Podstawa prawna:

  • § 3, § 19, § 20 ust. 1-2, § 21 rozporządzenia Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369).

Katarzyna Wrońska-Zblewska
Prawnik, specjalista prawa pracy
Ekspert Portalu Kadrowego