Co się dzieje w księgowości gdy zamyka miesiąc?

\organizacja firmy

Opublikowano przez:

Zamknięcie miesiąca to hasło, które może wywoływać dreszcze. Pachnie deadlinem – więc słusznie. Jeśli deadline to pośpiech, niepokój, dużo wytężonej pracy.

A o co chodzi w tym zamknięciu w księgowości? Chodzi o to, aby do określonego dnia miesiąca następującego po tym zamykanym ująć wszystkie transakcje, które go dotyczyły.

Księgowość sama z siebie nie produkuje transakcji, generuje je cała firma. Dlatego wszyscy, którzy przyczynili się do ich powstania muszą dostarczyć na to dowody. Księgowość musi natomiast zdążyć je jeszcze przetworzyć, tzn wprowadzić do magicznej Księgi Głównej odpowiednio klasyfikując na kontach. Dzięki odpowiedniemu ujęciu zebrane za dany okres dane mogą służyć rozmaitym celom: tworzeniu sprawozdań, których obowiązek  nakładają różne ustawy,  rozliczaniu wewnętrznych budżetów i monitorowaniu kosztów, liczeniu podatków oraz co w świecie korporacyjnym niezwykle ważne – raportom dla kadry zarządzającej w celu weryfikacji realizacji planów.

Żeby dobrze ugryźć temat firma powinna zamykać miesiąc według planu. Pierwsze co trzeba ustalić to termin, do którego wszystko powinno być wprowadzone. On będzie tym celem, nieprzekraczalnym deadlinem. Jak jest wyznaczany? Determinuje go zazwyczaj jeden z newralgicznych raportów, który potrzebny jest najwcześniej. Często są to właśnie sprawozdania do właściciela, który nie może się doczekać na dokonania swojej córki.

Harmonogram powinien obejmować listę zadań z przypisanem odpowiedzialności – czyli kto, co i do kiedy ma dostarczyć. W dobie elektronicznych rozwiązań większość dokumentów wprowadzana jest na bieżąco do systemów pomocniczych. Stąd w harmonogramie znajdują się też i one. W tym przypadku wpierw należy zakończyć  wprowadzanie danych do systemów pomocniczych, a potem wyeksportować do wspomnianej księgi głównej. 

Tak więc np: HR będzie odpowiedzialny za wprowadzenie listy płac do swojego systemu, sprzedaż za zakończenie rejestracji sprzedaży za dany okres w dedykowanej do tego aplikacji. Wszystko zależy od tego jaki profil firmy. Może firma prowadzi magazyn, a może ma inwestycje, papiery wartościowe. Wówczas i systemy informatyczne są dostosowane do tego typu transakcji.

Również sam zespół księgowości najczęściej jest podzielony na wydziały odpowiedzialne za pewien wyrywek danych np ewidencję kosztów podróży służbowych, wyciągów bankowych czy też środków trwałych. Najlepiej jeśli dokumenty spływają do księgowości systematycznie w ciągu miesiąca, aby na koniec nie napiętrzyło się aż tyle pracy.

Pewne zadania księgowe można zrealizować dopiero po zakończeniu rejestracji całości albo części danych: np amortyzację można kalkulować dopiero po wprowadzeniu wszystkich środków trwałych, przeszacowania kursowe środków pieniężnych po zaksięgowaniu wyciągów bankowych itd. 

W zależności od profilu firmy, ilości systemów i etapów proces może być na prawdę skomplikowany. Bardzo ważną role odgrywa w nim  departament IT. Transfery do księgi głównej nierzadko zawierają błędy. Często ustalenie i naprawa takich przypadków to wspólna praca biznesu i informatyków.

Księgowość musi trzymać rękę na pulsie i monitorować jego prawidłowy przebieg. To odpowiedzialne zadanie, choć nierzadko niedoceniane. Czy ktoś na jakieś doświadczenia?