Co należy wiedzieć o projektach

Pasjonatka i certyfikowany praktyk zarządzania projektami, trener i mentor biznesu, interim manager w międzynarodowych korporacjach, oraz autorka bloga ZARZĄDZAM-PROJEKTAMI.PL - tyle w bardzo dużym skrócie można powiedzieć o Ani Edrmańskiej Jaszczołt, która udzieliła nam wywiadu dotyczącego podstawowej wiedzy o tym czym jest projekt w organizacji. 

Ania, zacznijmy od najbardziej fundamentalnego pytania. Po co jest projekt? Kiedy w firmie decydujemy o jego powołaniu?

Dzisiaj wszyscy prowadzą projekty. Nie tylko dlatego, że projekt to modne słowo. Projekty są wszędzie. Gdy tylko mamy do wykonania coś, czego nie robimy na co dzień, co ma określony cel i czas zakończenia – mamy do czynienia z projektem. Takich działań jest mnóstwo, zarówno w naszym życiu zawodowym, jak i prywatnym. W firmie oficjalnie projektem mianuje się zazwyczaj bardziej skomplikowane działania, które wymagają zaangażowania się różnych działów. Projekty powołujemy zazwyczaj gdy pojawia się problem, którego nie potrafimy rozwiązać przy pomocy dotychczasowego sposobu działania, rozwiązanie nie wydaje się oczywiste, nie wiemy kto może się nim zająć. Projekty często polegają na wdrażaniu zmian, które wynikają ze strategii organizacji, ale też mogą być to zmiany dyktowane przez zewnętrzne regulacje, do których organizacja musi się dostosować. Poprzez projekty chcemy osiągnąć korzyści biznesowe. Projektem może być otwarcie nowego biura, opracowanie nowego produktu, zbadanie rynku, usprawnienie procesu, wdrożenie standardu, czy rozwój kompetencji pracowników.

Projekt często nierozerwalnie kojarzy się z działem IT. Czy słusznie?

IT to jedna z pierwszych branż (zaraz po budownictwie), w której zarządzanie projektami zaczęło się intensywnie rozwijać w drugiej połowie XX wieku. Zarządzanie projektami jest więc wspaniale rozwinięte w departamentach IT. Stąd takie skojarzenie. Tymczasem obecnie działania projektowe są wszędzie, w każdej dziedzinie. Zarządzanie projektami jest jak oddychanie. W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie potrzebujemy ustrukturyzowanego podejścia do wdrażania zmian i ciągłego dostosowywania swoich działań do turbulentnej rzeczywistości. Obszar IT jest swoistym zalążkiem trendów w zarządzaniu projektami, które bardzo szybko przenoszą się na inne dziedziny. Takim przykładem jest podejście zwinne, którego autorami są specjaliści z branży IT. Tymczasem zwinność (w całości bądź poprzez wybrane praktyki) przenika do zarządzania we wszystkich obszarach. Przy zastosowaniu podejścia zwinnego można wyprodukować samochód, maszyny rolnicze, czy poprowadzić projekt w dziale HR.

Jakie są etapy projektu?

Klasyczne podejścia, takie jak na przykład to przedstawione w Project Management Body of Knowledge mówią, że w projekcie można wyróżnić następujące grupy procesów: inicjacja, planowanie, realizacja, monitoring i kontrola oraz zakończenie. Grupy te mogą się zazębiać. Celowo nie nazywamy ich etapami, bo planowanie może zacząć się wraz z inicjacją i trwać praktycznie do końca, a zamykanie projektu może rozpocząć się już w połowie naszego harmonogramu. Warto niezależnie rozpatrywać każdy projekt i ustanawiać jego etapy.


W projekcie pojawiają się różne role: Project Manager, Business Owner, Product Owner, Scrum Master, Testing Manager i wiele innych? Od czego to zależy?

Wszystko zależy od natury naszych projektów i otoczenia, w którym mamy je zrealizować. One dyktują metodykę, czy podejście, które zastosujemy zarządzając projektem. Wiele organizacji ma swoje procesy zarządzania projektami, ze zdefiniowanymi rolami i narzędziami. Obecny trend to inspirowanie się wieloma podejściami (zarówno klasycznymi, jak i zwinnymi) i stosowanie wybranych narzędzi, które sprawdzą się w naszej rzeczywistości.


Kto jest najważniejszą osobą w projekcie? Na kim spoczywa największa odpowiedzialność za jego sukces?

Za sukces projektu odpowiedzialny jest cały zespół projektowy. To przekonanie, w które głęboko wierzę prowadząc projekty. W rzeczywistości, w wielu organizacjach odpowiedź na to pytanie brzmiałaby: za projekt w organizacji odpowiada Sponsor Projektu, a ten skolei pociąga do odpowiedzialności Project Managera. Są też firmy, w których w temacie odpowiedzialności mowa tylko o Kierowniku Projektu. To poważny błąd i przyczyna wielu porażek projektowych – brak zaangażowania ze strony Sponsora.


Co warto wiedzieć gdy zostajemy zaangażowani do jakiegoś projektu w firmie, np. przekazujemy swoje wymagania co do zmiany która ma nastąpić, mamy uczestniczyć w testach etc.?

Doświadczenie mówi mi, że najważniejsze jest by wszystkie osoby zaangażowane w projekt rozumiały jego cel, po co w ogóle podjęliśmy się tego działania i jakie korzyści ma przynieść naszej organizacji. Liczne statystyki potwierdzają, że istotna jest również komunikacja, a w szczególności jasny podział obowiązków. Angażując się w nowy projekt, upewnijmy się, że rozumiemy szerszy kontekst, wiemy jaki jest cel. Nie czyńmy założeń, nie pracujmy na domysłach, ale wszelkie wątpliwości weryfikujmy z Kierownikiem Projektu. Starajmy się zrozumieć jaki wpływ ma wykonanie naszego zadania na cały projekt. Informujmy o zagrożeniach i potencjalnych problemach.

Dlaczego niektóre projekty trwają pół roku a inne ciągną się latami?

Projekty są różne i potrafią różnie trwać: miesiąc, pół roku albo kilka lat. Jeśli zaplanowane były na pół roku, a trwają kilka lat – a rozumiem, że o takie projekty pytasz – wtedy mamy problem. Niestety, w organizacjach jest wiele takich projektów. Potocznie i z przymrużeniem oka nazywa się je „projektami zombie”. Zazwyczaj są one ofiarami braku strategicznego planowania. W przypadku „projektów zombie” nie umiemy powiedzieć jaki jest ich cel. A jeśli nawet wiemy dokąd zmierzamy, nie potrafimy powiedzieć co nam to da. Kolejnym powodem przedłużania się projektów jest brak jakiegokolwiek planowania, komunikacji i jasnego podziału ról.

W dużych firmach toczy się dużo projektów. Kto nad tym panuje?

Z tym bywa różnie. Najczęściej jest to Biuro Zarządzania Projektami (Project Management Office). Jednostką odpowiedzialną za projekty może też być Biuro ds. Strategii, dział zajmujący się usprawnianiem procesów (centrum doskonalenia), osoba zarządzająca strategią, czy Portfolio Manager. Czasami taka odpowiedzialność spada nawet na członka zarządu.

Ania zarządzała projektami, programami i portfelami projektów w międzynarodowych korporacjach z branży finansowej. Przewodziła zespołom z Azji, Europy, Ameryki Północnej i Południowej. Pasjonuje ją budowanie wielokulturowych, zróżnicowanych zespołów projektowych. Wierzy, że w pracy zespołowej tkwi siła działań projektowych.

Prowadząc projekty rozbudowujące centra usług wspólnych w Polsce, zarządzała wieloma projektami tranzycji, w tym m.in. z następujących krajów: Irlandia, Luxemburg, Wielka Brytania, Czechy, Słowacja, Bułgaria, Rumunia, Węgry, Ukraina, Kazachstan, Rosja, Polska.

Zdobyła certyfikaty Project Management Professional, Professional Scrum Master, PRINCE2 Foundation, Professional Scrum Product Owner, Agile Project Management Foundation, Pracuje nad doktoratem z zarządzania projektami globalnymi.

Jej artykuły publikowane są  w czasopismach branżowych, m.in. Strefa PMI oraz Magazyn Zarządzanie Projektami. Współpracuje z PMQ.PL

Zajrzyj na jej bloga zarzadzam-projektami.pl aby skorzystać z wielu ciekawych informacji z zakresu zarządzania projektami.

Sylwia