Budowa korporacji

Gdy pierwszy raz znalazłam się w mojej firmie jako dwudziestoletnia dziewczyna byłam dość zdezorientowana. Przyszłam pracować do działu księgowego, już sama ilość osób, które tylko tam zastałam wprawiła mnie w konsternacje – nie sposób zapamiętać nawet imion – a co dopiero cała reszta.  Tymczasem dział księgowości nie funkcjonuje w oderwaniu. Duża organizacja to system powiązań między różnymi Departamentami, z których każdy pełni jakąś rolę. Był to dla mnie nowy świat, który poznawałam trochę po omacku. Musiałam się dowiedzieć do kogo się zwrócić gdy potrzebuję nowy długopis albo papier firmowy, mam problem z komputerem, czy chcę wystąpić o szkolenie.

Z tego też powodu, po przepracowaniu wielu lat w korporacji postanowiłam pomóc zwłaszcza nowicjuszom i opisać jak zbudowana jest korporacja, a następnie zatrzymać się dłużej przy każdym dziale opisując jakie są jego zadania. Oczywiście nie mam wiedzy absolutnej, co więcej mam doświadczenie w branży finansowej a na tym się świat nie kończy. Pewne zasady organizacji firmy są jednak wspólne, różnice odnoszą się do specyfiki. W razie potrzeby zasięgnę lektury – lub może Waszej porady!

No więc jakie mamy te korporacyjne klocuszki?

Zacznijmy od góry. Korporacje działają najczęściej w formie spółek akcyjnych, choć w grupach funkcjonują też spółki z o.o. Spółki mają Zarząd – to on reprezentuję firmę i wraz z najwyższą kadrą zarządzającą odpowiada za osiągane przez spółkę wyniki. W Zarządzie mamy Prezesa oraz zasiadają jego członkowie, przeważnie każdy z nich odpowiada za określony obszar działalności.

Obszary działalności pogrupowane są z reguły w Departamenty czy Działy, w ramach których funkcjonują mniejsze zespoły. W teorii zarządzania funkcjonują różne schematy organizacyjne, które w różny sposób sankcjonują takie sprawy jak zakres odpowiedzialności czy podwładność. Mogą być płaskie, bardziej rozbudowane, macierzowe – to temat na oddzielny wykład. W każdym razie pewne obszary są zawsze.

Pewne działy w firmie są bardziej wyeksponowane i dynamiczne. Do takich należy Sprzedaż. Mówi się, że to ona przynosi biznes i dzięki jej działalności wszyscy żyją. W zależności od specyfiki to całe sztaby handlowców, doradców klienta czy agentów. Firma może mieć swoje punkty sprzedaży czy obsługi. Oczywiście sprzedaż musi mieć co sprzedawać. W zależności od tego czy są to usługi czy towary procesy oraz organizacja wyglądają inaczej. Inaczej i kto inny konstruuje kredyt dla klienta, który staje się towarem dla doradcy, inaczej wygląda wciągnięcie do oferty słodyczy  batonów, które produkuje firma w innych krajach, a inaczej i osoby o innym wykształceniu tworzą system informatyczny będącym sztandarowym produktem firmy. Nazwy działów mogą więc być w tym momencie bardzo rożne.

Sprzedaż musi być motywowana, wynagradzana, szkolona. Ktoś z reguły stoi za zarządzaniem siecią sprzedaży. I znów w zależności od specyfiki organizacja firmy w tym zakresie może być różna. Osoby odpowiedzialne zarządzają regionami, konkretnymi liniami produktowymi etc.

Co dalej? – aby sprzedaż miała z czym wyjść do ludzi, musi mieć jakieś materiały. I tutaj pojawia się marketing. Jakaś koncepcja reklamy, ulotki, formularze dla klientów.

Mamy tez centra obsługi klientów – funkcjonujące w formie call center czy też sieci stacjonarnych doradców.

Nad stanem zatrudnienia, wyliczaniem wynagrodzeniem, kartoteką pracowniczą itd czuwa Dział HR. W ramach tego działu często mamy też dział rekrutacji, który zajmuje się zatrudnianiem nowych pracowników.

Cóż dalej –na przykład Dział Administracji. Zarządza budynkiem, umeblowaniem czy flotą samochodową. Mamy też dział Prawny, który wspiera firmę w zakresie doradztwa prawnego – konstruując nowy produkt, czy umowy dla klientów dobrze jest aby spółka zapobiegła ewentualnym przyszłym, prawnym problemom. Coraz bardziej popularnym w firmach działem jest Compliance – dział zarządzania zgodnością, zapewnienia działanie firmy zgodne z przepisami prawa, standardami rynkowymi, dobrymi praktykami i etyką. Może rzadziej np. w sektorze produkcyjnym ale w finansowym, instytucjach zaufania publicznego – to już raczej norma.

Dość powszechnymi działami stają się również komórki Audytu Wewnętrznego – ten odpowiada za weryfikacje poprawności działania kontroli wewnątrz firmy, przeprowadza badania określonych procesów, obszarów, wydaje rekomendacje.

Nie zapominajmy też o Dziale IT – w zależności od profilu działalności może się dodatkowo dzielić na cześć związaną z rozwojem oprogramowania, helpdeskiem, wsparcia aplikacji itd.

W końcu mamy też księgowość – w końcu bo to moja działka, no i księgowość to w zasadzie ostatnie ogniwo. Księgowość rejestruje wszystkie operacje, na tej podstawie przygotowywane są sprawozdania. Blisko księgowości znajduje się dział podatków – czasem może i w jego ramach. Następnie mamy Dział Kontrolingu, który współpracuje w ramach przygotowywania planów dla spółki, planowania budżetów, ich rozliczania, czy też raportów dla zarządu dotyczących rentowności sprzedawanych produktów.

Tak jak wspomniałam w zależności od specyfiki działalności te działy mogą być różnie zorganizowane. Poza tym może być ich więcej bo są departamenty, których w jednych firmach w ogóle nie ma bo mają inną specyfikę np.: oceny jakości produkcji nie znajdziemy w banku, albo nie wystąpiła taka konieczność np..  Dział zarządzania aktywami w firmie która nie inwestuje na rynku finansowym.

Takimi działami jest też na przykład dział windykacji, dział ryzyka czy dział transportowy.

Niektóre firmy outsourcują niektóre działy np. księgowość, prawny, rekrutacja. Głównie z powodu redukcji kosztów, często w przypadku mniejszych działalności, oddziałów zagranicznych firm – czasem nie opłaca się utrzymywać swojego działu, korzystniej jest wykupić usługę.

 

Sylwia