Asystentki

Stanowisko asystentki to w wielu firmach bardzo istotna funkcja. W mniejszych firmach asystentka może być jednocześnie sekretarką i office managerem, a większych korporacjach asystentka przypisana jest do konkretnego działu, osoby lub tylko i wyłącznie Zarządu. W strukturze organizacyjnej firmy może więc znajdować się bezpośrednio pod Zarządem, lub odpowiadać dyrektorom poszczególnych działów, czy komórek. Od wielkości, specyfiki i potrzeb firmy zależą także jej (lub jego – bo w wielu firmach na stanowiskach asystenckich pracują panowie) obowiązki. Wspólną płaszczyzną dla większości stanowisk asystenckich są ich zadania biurowe i organizacyjne, które wspierają podstawową działalność firmy.

Asystentka jest odpowiedzialna za różnorodne zadania biurowe i organizacyjne niezbędne do sprawnego i zorganizowanego prowadzenia działalności pracodawcy.Jej obowiązki zależą od branży i firmy, dla której pracuje, ale zwykle obejmują:

  • Witanie gości i ich obsługa podczas ich pobytu
  • Odpowiadanie na zapytania telefoniczne, e-mailowe i za pośrednictwem poczty e-mail oraz mediów społecznościowych, a także ich kierowanie w razie potrzeby do innych pracowników,

  • sporządzanie dokumentów, w tym listów i raportów

  • Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej

  • Tworzenie baz danych

  • Organizacja dokumentów papierowych

  • Monitorowanie zapasów artykułów biurowych ich i zamawianie

  • Rezerwacja spotkań, seminariów i konferencji oraz organizowanie cateringu

  • Protokołowanie oraz robienie notatek ze spotkań biznesowych

  • Koordynacja kalendarza kadry kierowniczej i menedżerów

  • Organizacja podróży służbowych: rezerwacje lotów, pokoi hotelowych i restauracji dla kadry kierowniczej i menedżerów

Tak więc, dobra sekretarka lub asystentka dla każdej firmy znaczyć może coś zupełnie innego – jedna firma szuka świetnie wyglądającej dziewczyny, zgrabnej, sympatycznej i uśmiechniętej, która będzie głównie witała gości i odbierała telefony, a inna firma może szukać bystrej, dyskretnej osoby o analitycznym umyśle, która będzie wspierać menedżera w jego codziennej pracy.

Dlatego kompetencje na tym stanowisku zależą od zakresu obowiązków wyznaczonego przez pracodawcę. Tak jak i wspólny zestaw zadań, istnieje wspólny zestaw cech i umiejętności, które właściwie każda osoba na tym stanowisku powinna mieć.

Poniżej pięć, według mnie najistotniejszych cech, które powinna mieć osoba na stanowisku asystenckim:

Ekspert MS Office, znajomość mediów społecznościowych


Umiejętność korzystania z programu Microsoft Word, Outlook i Excel potrzebna jest każdej asystentce, ponieważ do jej obowiązków należą m. in. organizowania spotkań, sporządzanie biuletynów, raportów, baz danych i tworzenie prezentacji.

Asystent z praktyczną wiedzą na temat tajników mediów społecznościowych jest ogromnym atutem dla pracodawcy. W szczególności małe i średnie firmy potrzebują pomocy w zarządzaniu stroną na Facebooku lub w serwisie Twitter i mogą nie mieć zasobów, aby wynająć osobnego specjalistę ds. Mediów społecznościowych. Asystent z takimi umiejętnościami to ogromna wartość dodana.

Umiejętności komunikacyjne


To kluczowa kompetencja asystentki, ponieważ jest ona z reguły pierwszym punktem kontaktu dla klientów i dostawców, a także dla współpracowników. Zdolność do komunikowania się w jasny, zwięzły i przekonujący sposób zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej, jest kluczową kwalifikacją. Jej brak z reguły dyskwalifikuje kandydatów na to stanowisko, ponieważ umiejętności komunikacyjnych trudno się nauczyć. Można, ale trzeba długo i ciężko pracować.

Chęć pomocy


Asystent to osoba która pomaga i to jest leży u podstaw tego stanowiska. Będąc asystentem trzeba chcieć pomagać i wspierać pracę innych.

Spostrzegawczość i dokładność


Ponieważ do zadań asystentki należy często sprawdzanie teksów pod kątem ewentualnych błędów, czytanie umów, sporządzanie pism i dokumentów, które są przekazywane na zewnątrz firmy, to ważne jest aby robiła to dokładnie i skrupulatnie. Wszelkie błędy logiczne, interpunkcyjne, literowe czy edycyjne źle świadczą o firmie, czasem mogą ośmieszyć lub pomniejszyć ważność dokumentu.

Dane wprowadzane do bazy danych też musza być wprowadzone bezbłędnie, bo na nich często opierają się analizy kierownictwa. Dlatego umiejętność koncentracji, skupienia się na zadaniu i dokładność w wykonywaniu nużących zadań, to cechy dobrej asystentki.

Umiejętność pracy pod presją czasu


Praca asystentki potrafi być bardzo różnorodna pod względem intensywności .Jednego dnia może być spokojnie, że można sprzątać w szufladach , a następnego dnia będzie mnóstwo zadań do zrobienia na wczoraj i stresujących sytuacji. Umiejętność pracy pod presją czasu, w obliczu nagłych i niespodziewanych problemów, to bardzo oczekiwana przez pracodawcę kompetencja każdej asystentki.

Oczywiście przede wszystkim asystentka powinna umiejętnie organizować swój czas i nadawać priorytety w taki sposób, aby z własnej winy nie doprowadzać do nagromadzenia zbyt wielu zadań w jednym czasie. Jednak zdarzają się niezależne od tego sytuacje, w których trzeba się umieć odnaleźć i zarządzać kryzysem, aby z niego z powodzeniem wybrnąć.


Autorką artykułu jest Monika Fiszer, Prawa Ręka Szefa, która od ponad 10 lat pracuje na stanowiskach asystenckich. Lubi pomagać innym w organizacji pracy, dokumentów, czasu. Tym razem podzieliła się swoją wiedzą i doświadczeniem z Korposfera. Po więcej ciekawych artykułów zajrzyjcie na jej bloga „TWOJA ASYSTENTKA”  lub polubcie fan page  Facebook aby być na bieżąco.

Comments are closed.