Agenda przed spotkaniem.

BIURO I ORGANIZACJA PRACY

Opublikowano przez:

Przed planowanym spotkaniem warto zrobić jego plan czyli tzw. agendę. Określa ona porządek rozmów oraz ich plan. Agenda może być rozesłana mailowo przed spotkaniem, co umożliwi uczestnikom zapoznać się z zagadnieniami wcześniej i przygotować lepiej do rozmowy. Dopuszczalne jest również rozdanie agendy w formie papierowej bezpośrednio na spotkaniu. W praktyce dystrybucja agendy odbywa się dwutorowo : w pierwszej kolejności rozsyłana jest mailowo, następnie po akceptacji drukowana i rozdawana na spotkaniu wszystkim uczestnikom.

Prawidłowa agenda powinna zawierać:

  1. Temat spotkania i słowo „agenda”,
  2. Data i godzina  i czas trwania spotkania spotkania,
  3. Miejsce spotkania;
  4. Informacje o uczestnikach, ilość osób,
  5. Zagadnienia omawiane na spotkaniu,
  6. Propozycja wniosków uczestników.

Po spotkaniu osoba, która pełni role protokolanta powinna rozesłać wszystkim uczestnikom podsumowanie tego co było omawiane.